Przede wszystkim pierwszym etapem, od którego zaczyna się aukcja i przetarg, jest ogłoszenie o przetargu / aukcji. Art 701 paragraf 2 KC wskazuje minimalną treść ogłoszenia o przetargu. W ogłoszeniu musi się znaleźć wskazanie czasu, miejsca, przedmiotu aukcji / przetargu.
Obecnie nie jest konieczne podanie w ogłoszeniu o przetargu wszystkich warunków przetargu, gdyż można w ogłoszeniu o przetargu wskazać sposób udostępnienia tych warunków.
Kodeks Cywilny nie określa sposobu ogłoszenia aukcji lub przetargu i pozostawia tą kwestię uznaniu organizatora, który może je skierować, w zależności od charakteru, do ograniczonego lub nieograniczonego kręgu adresatów.
W przypadku przetargu kierowanego do nieoznaczonego kręgu adresatów miejscem takiego ogłoszenia będzie prasa, radio, Internet, telewizja, słupy ogłoszeniowe, itd.
W przypadku przetargu kierowanego do ograniczonego kręgu adresatów przez ogłoszenie o przetargu należy również rozumieć zaproszenie do wzięcia udziału w aukcji lub przetargu, które jest przesyłane imiennie przez organizatora.
Ogłoszenie o przetargu / aukcji, które odpowiada wymogom kodeksowym, stanowi ofertę zawarcia umowy określającej tryb postępowania przetargowego, z drugiej strony jest to zaproszenie do składania ofert dotyczących umowy zasadniczej, w której celu organizuje się przetarg.
Nie zawarcie w ogłoszeniu koniecznych elementów wymienionych w art. 70^2 paragraf 2 powoduje, że postepowanie prowadzone na jego podstawie nie może być uznane za aukcję lub przetarg w rozumieniu przepisów KC, tylko za niewiążący sondaż, zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 71 KC.
Jeśli chodzi o czas podany w ogłoszeniu, to w przypadku aukcji trzeba podać datę oraz godzinę rozpoczęcia takiej aukcji. W przypadku przetargów pisemnych podaje się datę, do której składa się oferty. Nie jest konieczne (chociaż pożądane) podanie czasu, w którym nastąpi otwarcie ofert przez komisję przetargową.
W przypadku miejsca, które musi być podane, konieczne jest dokładne oznaczenie adresu, pod którym odbędzie się aukcja lub pod którym należy składać oferty przetargowe. W przypadku aukcji internetowych należy jako miejsce aukcji rozumieć stronę, na której aukcja będzie się odbywała.
Dalsze elementy procedury przetargowej mogą zostać zawarte w warunkach przetargu, które nie muszą mieć charakteru formalnego w ogłoszeniu. Te warunki najczęściej będą precyzować:
– sposób zgłaszania ofert
– obowiązek wniesienia wadium
– osobę prowadzącą aukcję
– skład komisji
– wymagania podmiotowe, które dotyczą uczestników aukcji
– cenę wywoławczą
– minimalne postąpienia w procedurze aukcyjnej
– kryteria oceny ofert przetargowych
– minimalną liczbę uczestników przetargu
Przede wszystkim, ogłoszenie, a także warunki aukcji / przetargu, mogą być zmienione, ale tylko wtedy, gdy zastrzeżono to w ich treści. Przepisy KC po nowelizacji zdecydowanie poszerzyły możliwość decydowania organizatora co do zmiany warunków aukcji / przetargu zawartych w ogłoszeniu o aukcji / przetargu.
Zgodnie z art. 701 paragraf 4 KC, w nowym brzmieniu organizator aukcji albo przetargu od chwili udostępnienia warunków, a oferent od chwili złożenia oferty zgodnie z ogłoszeniem aukcji albo przetargu, są zobowiązani postępować zgodnie z postanowieniami ogłoszenia a także warunków aukcji lub przetargu.
Poprzez zmianę brzmienia art. 701 automatycznie ustawodawca usankcjonował normatywnie pogląd przyjmowany w doktrynie i orzecznictwie, że pomiędzy organizatorem przetargu a jego uczestnikami nawiązuje się szczególny rodzaj stosunku prawnego, którego zasadnicza treść wyraża się w obowiązku przestrzegania warunków ogłoszenia i warunków przetargu. Mówi się albo o porozumieniu przetargowym albo o umowie przetargowej. Obowiązek przestrzegania tych warunków dla organizatora rozpoczyna się z momentem ogłoszenia przetargu, a w stosunku do oferenta z chwilą złożenia oferty.
Mamy tu do czynienia z umową o zawarcie umowy. Porozumienie przetargowe posiada w stosunku do umowy podstawowej, która ma zostać zawarta w ramach przetargu, charakter instrumentalny, który wyraża się w organizacji samego procesu umowy, wyznaczaniu sposobu składania oświadczeń woli, ich znaczenia prawnego i toku pozostałych czynności w ramach przetargu lub aukcji. Porozumienie to jest źródłem wielostronnego stosunku obligacyjnego, którego treścią są prawa i obowiązki stron określone w warunkach przetargu oraz przepisach prawa.
Z porozumienia przetargowego absolutnie nie wynika zobowiązanie do zawarcia bezpośredniej umowy, która jest przedmiotem takiego przetargu czy aukcji. Naturalnym jednak jest, że oferent, który składa ofertę w ramach aukcji lub przetargu, pozostaje zgodnie z regułami dotyczącymi trybu ofertowego związany swoją ofertą. Uznanie tego quasi-kontraktowego charakteru więzi, która łączy organizatora przetargu z jego uczestnikami (oferentami), uzasadnia oparcie ewentualnych roszczeń odszkodowawczych na podstawie odpowiedzialności kontraktowej (art. 471 KC). Ten reżim jest zdecydowanie dogodniejszy od reżimu deliktowego.
W znowelizowanym KC rozstrzygnięto sporną na gruncie wcześniej obowiązujących przepisów kwestię jednostronnej zmiany warunków przetargu. Zgodnie z art. 701 paragraf 3 ogłoszenie, a także warunki przetargu, mogą być zmienione, ale także odwołane przez organizatora przetargu i jedynym warunkiem koniecznym jest, aby zostało to wcześniej przewidziane w warunkach lub ogłoszeniu o przetargu. W tym wypadku, organizator może jednostronnie zmienić warunki przetargu. Jeśli takiego zastrzeżenia nie będzie, to organizator nie może tych warunków zmienić.